Søborg,
15
August
2016
|
08:00
Europe/Amsterdam

OPNÅ MERE MED SAMLET KOMMUNIKATION

Oversigt

Unified Communications (UC) kan forvandle mødelokaler til effektive samarbejdsområder. UC kan koste mere, end det sparer, hvis det ikke udnyttes fuldt ud. Dette dokument præsenterer dig for løsninger til at gøre op med de mest almindelige udfordringer - inkompatibilitet, høje omkostninger og kompliceret brugerinterface - for at øge samarbejdet og produktiviteten i virksomheder af alle størrelser.

Samlet kommunikation (UC - Unified Communications) kan forvandle mødelokaler til effektive samarbejdsområder. UC kan koste mere, end det sparer, hvis det ikke udnyttes fuldt ud. Dette dokument præsenterer dig for løsninger til at gøre op med de mest almindelige udfordringer - inkompatibilitet, høje omkostninger og kompliceret brugerinterface - for at øge samarbejdet og produktiviteten i virksomheder af alle størrelser.

Etablering af samlet kommunikation

Samlet kommunikation og samarbejdsbaserede værktøjer er så småt ved at opnå udbredelse. UC-løsninger var førhen kun forbeholdt de største virksomheder men bliver nu introduceret i mødelokaler hos store og mellemstore virksomheder for at øge tilslutningsmulighederne for en lang række udstyr, software og tjenester.

Ved slutningen af 2013 havde over 70 % af store virksomheder implementeret mellem fem og syv samarbejdsbaserede værktøjer(1). Denne konstante vækst kan tilskrives UC's mest værdifulde, seneste tilføjelse - igangsættelse af videomøder.

Ved slutningen af 2013 havde over 70 % af store virksomheder implementeret mellem fem og syv samarbejdsbaserede værktøjer(1).

Presset på beslutningstagere om at gøre UC - og især videomøder - endnu mere integreret ved at implementere det i mødelokaler af alle størrelser, stiger. Men for den gennemsnitlige, store virksomhed kan det være en stor udfordring at berettige prisen på et komplet UC system til brug i hele virksomheden. Og det er endnu sværere at finde en løsning, der kan skaleres til alle krav.

Værdien af kommunikation

En 2014-undersøgelse af Information Week viste, at 64 % af organisationer gør UC tilgængelig for færre end halvdelen af deres medarbejdere(2). Årsagerne til dette belyses i denne rapport. For de fleste virksomheder vil evnen til at bringe videomøder til mødelokalerne være altafgørende for beslutningen om at investere i UC.

Det ønskede mål er et videomødesystem, der er tilstrækkelig skalerbart og omkostningseffektivt til at kunne integreres i mødelokaler af alle størrelser og tilstrækkelig enkelt, uden at produktiviteten reduceres af kompleks betjening. Et sådant system kan fremme en bredere anvendelse af UC, øge kundetilfredsheden med op til 23 % og øge produktiviteten med op til 12,5 %(2).

Interoperabilitet skal ikke være en udfordring for virksomheder

Den ideelle løsning til videomøder er en, der problemfrit integreres med virksomhedens eksisterende UC-system, samt enhver professionel app eller forbrugerapp, som partnere eller medarbejdere måske foretrækker til deres interne og eksterne kommunikation.

Men dette er ikke altid muligt, da mange leverandører tilbyder løsninger til videokommunikation, der ikke anvendes sammen med eksisterende netværk. Information Week fandt, at når der kan vælges mere end en leverandør, så havde respondenterne en række ledere på UC-markedet med i overvejelserne, hvor Cisco, Microsoft, og Avaya høstede henholdsvis 73 %, 48 % og 38 % af stemmerne(2), ud over et væld af populære forbrugermuligheder.

Mange leverandører tilbyder løsninger til videokommunikation, der ikke anvendes sammen med eksisterende netværk.

Medarbejdere ønsker ikke at droppe velkendte applikationer

Medarbejdernes præferencer for løsninger til forbrugerkommunikation tager højde for, at 8 % af virksomheder ikke gør deres UC-løsning mere bredt tilgængelig(2) - hvilket får medarbejdere til at være afhængige af applikationer, de ville bruge i privatlivet, f.eks. instant messaging, SMS og videoopkald.

Denne afhængighed af forbrugerapplikationer forværres af, at dyre videomøder og UC-systemer ofte er begrænsede til et bestyrelseslokale, som størstedelen af medarbejderne ikke bruger så tit - hvilket ikke bare gør forbrugernes apps til et populært valg men den eneste mulighed.

For at imødegå dette skal virksomheder gøre to ting: implementere et system, der er tilstrækkelig omkostningseffektivt til at være mere anvendeligt, og finde en UC-løsning, der understøtter ekstern kommunikation og eksisterende forbrugerapps. Men som fastsat ovenfor gør det store antal UC-leverandører og deres manglende interoperabilitet det meget vanskeligt.

Uddannelse er en løbende udgift

Denne integration af eksisterende og nye kommunikationssystemer sker ofte på bekostning af produktivitet, før den kan generere fordele. Hvis en virksomhed gør løsninger til videomøder tilgængelige i almindelige mødelokaler, skal alle medarbejdere uddannes i at bruge den relevante hardware og software. Dette er ikke en engangsomkostning men en løbende udgift, der tager højde for, at 14 % af respondenterne vælger at udelukke videomøder i de fleste mødelokaler(2).

Hvis medarbejderne vurderer, at interfacet i den nye løsning til videomøder er for kompliceret til at indgå i deres daglige arbejde, så vil de vende tilbage til de applikationer og klienter, som de er mere komfortable med - de oprindelige konferenceapplikationer på deres smartphone, videochatklienter på deres desktopsystemer og andet.

Dette understreger behovet for et system, der fungerer sammen med - og ikke i stedet for - eksisterende videokonferenceapplikationer. Ved at integrere forbruger- og virksomhedsbaserede kommunikationsplatforme og placere systemet et sted, hvor alle medarbejdere har adgang til det, kan virksomheder frigøre værdifulde ressourcer, som ellers ville blive brugt på uddannelse.

Samarbejde er vigtigt - hvordan kan disse problemer løses?

Virksomheder i hele verden står fortsat over for udfordringer, efterhånden som de tilstræber at skabe et miljø af samarbejdsbaseret kommunikation - uanset om det er en mangel på interoperabilitet, at foretrække videoapplikationer til kundekontakt, risikoen for, at et overkompliceret system bliver upraktisk til daglige konferencer, eller udgiften ved at gøre samarbejdsbaserede værktøjer mere bredt tilgængelige.

Derfor kommer det almindelige mødelokale til at stå uden en løsning til interaktive møder, fordi de fleste moderne tilbud – uanset om de er designet til virksomheder eller forbrugere – simpelthen ikke er skalerbare eller prisgunstige nok til at være effektive i hele virksomheden. Men her kommer de reelle fordele til syne - ikke i form af et eksklusivt bestyrelseslokale men i form af en række hyppigt anvendte og forskelligartede mødelokaler.

Det koster både tid og penge at sammenkæde disse udfordringer. Beslutningstagere vil ikke finansiere installationen af et system i hele virksomheden, som deres kolleger ikke kan eller vil bruge, eller et, der kræver en betydelig investering af tid, før det er fuldt driftsdygtigt.

Men med forudsigelsen fra Virgin Media Business om, at 60 % af kontorbaserede medarbejdere jævnligt vil arbejde hjemmefra i 2022(3), har virksomheder ikke andet valg end at finde en løsning til videokonferencer, som implementeres i hele virksomheden.

Skab mere værdi ved at muliggøre fjernarbejde

54 % af virksomheder ser medarbejdernes samarbejde og produktivitet som en vigtig målestok for beregningen af investeringsafkast (ROI)(2). Fremtidens løsning til videomøder skal ikke kun løse eksisterende UC-problemer - den skal give slutbrugeren en mere udbytterig oplevelse.

54 % af virksomheder ser medarbejdernes samarbejde og produktivitet som en vigtig målestok for beregningen af investeringsafkast (ROI)(2).

For at maksimere effektiviteten skal brugerne kunne samarbejde direkte over for kolleger fra en eller flere fjernplaceringer og fra flere enheder på en gang. Til dette kræves et system, der kan fungere som vært for mange eksterne medarbejdere og skabe direkte samarbejde via annotation, præsentationer og informationsdeling på interaktive skærme. Disse skal kunne opdeles i sektioner for at imødekomme videokonferencer samtidig med at projicere visuelt indhold.

Den skalerbare løsning til videokonferencer

Svaret på problemet ligger lige for og fås i dag. Epsons løsninger er kompatible med alle eksisterende UC-platforme og software til videokonferencer og muliggør videokonferencer i mødelokaler af alle størrelser ved at bygge den nødvendige bro mellem brugere og UC.

Epsons EB-1400-serie kombinerer et interaktivt whiteboard, en projektor og et system til videokonferencer og repræsenterer en investering med masser af praktiske, daglige anvendelser, der maksimerer ROI, uden begrænsningerne ved interoperabilitet eller et kompliceret interface.

Epson EB-1400-serien er designet til virksomheder, der ønsker at få videomøder til at række ud over bestyrelseslokalet. Den er tilstrækkelig skalerbar til at kunne bruges af enhver medarbejder i ethvert mødeområde og til en brøkdel af prisen på løsninger til almindelige mødelokaler.

Gør hvert lokale til et bestyrelseslokale

En af de organisationer, der gør brug af Epsons samarbejdsbaserede løsninger, er den forbrugerspecifikke it-virksomhed Cloudamour, der har skabt en "fordybende kundeoplevelse" omkring et Epson EB-1430Wisystem. Det er både prisgunstigt og kan placeres hvor som helst i en virksomhed for at mærke fordelene.

"EB-1430Wi er en fantastisk løsning, der giver os optimal gavn af mødelokalet," siger Mitchell Feldman, Cloudamours administrerende direktør og grundlægger. "Prisen på denne teknologi betyder, at den nu er tilgængelig for alle vores kunder," fortsætter han, hvilket bekræfter vigtigheden af en mødeløsning, der er tilstrækkelig prisgunstig til at kunne bruges ud over virksomhedens bestyrelseslokaler. "Muligheden for at bruge løsningen i flere områder i virksomheden som hjælp til at skabe et mere samarbejdsbaseret miljø er et attraktivt tilbud for mindre virksomheder."

Uanset om man er på kontoret eller arbejder eksternt, er det vigtigt at kunne opretholde fokus på udviklingen af vigtige projekter og oprettelsen af samarbejdsbaseret indhold. Med adgang til et system fra Epson kan brugere eksternt annotere, redigere og diskutere

det samme indhold som deres kolleger - alt sammen forbundet via videokonference gennem en prisgunstig, skalerbar enhed. Og ifølge Cloudamour sagde 87 % af videokonferencebrugerne, at Epsons løsninger fik dem til at føle sig mere i kontakt med deres samarbejdsbaserede teams og kolleger(4).

Efterhånden som UC udbredes til organisationer af alle størrelser i hele verden, er det altafgørende med en løsning, der forbinder dem - Epsons EB-1400-serie løser de afgørende problemer, der får mange virksomheder til at droppe tanken om et komplet system. Epsons samarbejdsbaserede løsninger understøtter de eksisterende og fremtidige applikationer, der er afgørende for en stadigt voksende virksomhed, ved at sænke omkostningerne, øge produktiviteten og nemt holde virksomheder og kolleger forbundet.

Kilder

1) Design Infographics: http://www.designinfographics.com/infographics-images/business-collaboration-working-together-is-good-for-business.png

2) Information Week: http://reports.informationweek.com/abstract/9/12501/IP-Telephony-Unified Communications/Research:-2014-State-of-Unified-Communications.html

3) The Guardian: http://www.theguardian.com/money/work-blog/2014/apr/30/what-happened-to-remote-working

4) Epson/Cloudamour: "Cloudamour and Epson create modern office" case study, 2015