Søborg,
29
August
2016
|
14:31
Europe/Amsterdam

Undgå at falde i planlægningens sorte hul: Møder og samarbejdssituationer

Oversigt

Vi er alle skyldige i at miste koncentrationen under møder. Faktisk erkender 91 % af os, at vi dagdrømmer under dem(1). Alligevel forekommer disse møder uundgåelige i vores arbejdsliv. Vi har medarbejdere, der deltager i ca. 62 møder pr. måned, hvilket svarer til hele 31 timer, hvoraf mere end halvdelen betragtes som værende spild af tid i henhold til det australske softwarefirma Atlassian(2).

Af Hans Dummer, chef for Visual Instruments Business Unit, Epson Europe B.V.

Vi er alle skyldige i at miste koncentrationen under møder. Faktisk erkender 91 % af os, at vi dagdrømmer under dem(1). Alligevel forekommer disse møder uundgåelige i vores arbejdsliv. Vi har medarbejdere, der deltager i ca. 62 møder pr. måned, hvilket svarer til hele 31 timer, hvoraf mere end halvdelen betragtes som værende spild af tid i henhold til det australske softwarefirma Atlassian(2). Så på en moderne arbejdsplads, hvor tid er af afgørende betydning, hvordan kan virksomheder så sikre, at medarbejdernes tid ikke forsvinder i et sort hul?

EUROPÆISKE MEDARBEJDERE MENER, AT DE I GENNEMSNIT KUNNE ØGE DERES PRODUKTIVITETSNIVEAU MED 21 %, HVIS DE KUNNE ARBEJDE MERE EFFEKTIVT(3)

Teknologi giver os mange løsninger i vores arbejdslandskab, der hele tiden udvikler sig. Internettet, fjernadgang, Cloud'en, interaktive projektorer og videokonferencesystemer hjælper alle med til at gøre det muligt at arbejde og dele ideer på måder, som aldrig før er set, og som ligger uden for grænserne for det traditionelle kontor. Inden for sundhedsvæsnet har en undersøgelse udført af Epson f.eks. vist, at 64 % af de adspurgte er enige i, at en skærm i vægformat til fjernsamarbejdsmøder eller konsultationer ville kunne bidrage til større effektivitet, og 62 % var enige i, at det ville gøre det muligt af holde interaktive møder. Denne stigning i effektivitet er vigtig, når du tager i betragtning, at europæiske medarbejdere mener, at de i gennemsnit kunne øge deres produktivitetsniveau med 21 %, hvis de kunne arbejde mere effektivt(3).

Moderne medarbejdere forventer at være mere tilsluttede og mere effektive i deres tidssensitive liv, og de forventer, at deres arbejdsgivere skal hjælpe med til at opnå dette. I dag behøver medarbejdere ikke længere at arbejde fra et kontor for at udføre deres daglige opgaver, og det er slut med den tid, hvor man arbejder isoleret - i dag er samarbejde nøglen til innovation på arbejdspladsen. Som mennesker har vi brug for at interagere socialt, og samarbejde og samarbejdsmøder opfylder det basisbehov.
Jacob Morgan, medarbejder hos Forbes og forfatter af The Future of Work, understreger yderligere vigtigheden af samarbejde og siger, at ”fremtidens medarbejder” vil søge nye måder at samarbejde på(4). Med dette stigende behov opstår der flere muligheder for virksomheder til at udnytte arbejdsstyrkens samlede viden. Morgan hævder, at ”medarbejdere, der deler ideer… og bruger samarbejdsteknologier og interne sociale netværk, vil blive dem, der får succes i deres karrierer”(5). Dette udgør en mulighed for virksomheder, som ønsker at stimulere og motivere deres medarbejdere. Anvendelse af korrekte teknologier spiller en afgørende rolle i at fremme samarbejde og opbygger en mere stabil, gladere og engageret arbejdsstyrke.

”DE MEDARBEJDERE, DER DELER IDEER… OG BRUGER SAMARBEJDSTEKNOLOGIER OG INTERNE SOCIALE NETVÆRK, VIL BLIVE DEM, DER FÅR SUCCES I DERES KARRIERER”(5)

I en nylig undersøgelse, der er udført af Epson, erklærede 85 % af medarbejdere i Europa, at ny teknologi støtter effektivitetsforbedringer i en organisation(6). De er også enige i, at interaktion (78 %) og kreativitet (70 %) skabes af disse nye teknologier(7).

Levering af samarbejdsværktøjer

Et velkendt og uundværligt værktøj i forretningsmøder og præsentationer - projektoren - er stadig et populært produkt for virksomheder, der ønsker at forbedre samarbejdet blandt medarbejderne. Nutidens interaktive projektorer har åbnet for masser af nye muligheder, som har bragt deling af oplysninger på nye og smarte måder op på et helt nyt niveau. I dag kan medarbejdere gå ind i mødelokaler udstyret med denne teknologi og starte med at skrive direkte på et projiceret billede ved brug af deres finger eller en dedikeret pen og med det samme dele det ændrede billede med kollegaer andre steder. Disse enheder kan uden problemer skifte mellem inputkilder og tillader delt, trådløs visning fra smartphones, tablets, USB'er, internettet og bærbare computere. De kan desuden tilsluttes til enheder over virksomhedens netværk.

85 % AF MEDARBEJDERE I EUROPA ER ENIGE I, AT NY TEKNOLOGI STØTTER EFFEKTIVITETSFORBEDRINGER I EN ORGANISATION(6)

Interaktive projektorer, som dem der fremstilles af Epson, understøtter ensrettede kommunikationsplatforme som Lync, som har onlinemøder, chatfunktioner, lyd- og videoopkald samt delingsfunktioner integreret i et brugerinterface. Med andre ord giver denne nye teknologi en mulighed for at dele oplysninger via forskellige kommunikationskanaler samt flere perspektiver og kreative ideer i realtid på tværs af flere steder - noget som alt sammen mindsker behovet for fysiske samarbejdsområder – og som sparer tid og penge på rejser.
En ting, der er værd at huske på er, at samarbejde skal passe ind på arbejdspladsen - uden problemer. Det vigtige er at få medarbejdere til at føle sig mere knyttet til både deres rolle og kollegaer i modsætning til at tilføje endnu et lag af kompleksitet eller stress i vores stadigt mere travle liv. Arbejdspladsens landskab skifter hele tiden og for at få succes og holde på medarbejdere, skal virksomheder hele tiden følge med tiden. Det er slut med dage med møder uden noget tydeligt formål. Nutidens virksomhedsmiljø kræver øget samarbejde og vidensdeling for at kunne fremme kreativitet og effektivitet for virksomheder, der vil bevare deres innovative forspring. I henhold til Tech Republic kan ”organisationer i fremtiden ikke opnå succes uden tilslutning af medarbejdere og deres oplysninger. At få samarbejde til at fungere er ikke en mulighed. Det er muligheden”(8).

Kilder

1) The American Genius, 2013

2) Atlassian, n.d

3) Epson, 2014

4) The Future Organization, Jacob Morgan, 2014

5) The Future Organization, Jacob Morgan, 2014

6) Epson, 2014

7) Epson, 2014

8) Tech Republic, 2013