Amsterdam,
23
maart
2017
|
10:12
Europe/Amsterdam

De printer: het analoge lek in de beveiliging van bedrijven?

Uit onderzoek van printerfabrikant Epson blijkt dat 72% van de Nederlandse werknemers ooit vertrouwelijke informatie in de printer op kantoor heeft gevonden en dat 74% wel eens documenten vergeet op te halen nadat ze geprint zijn. Hiermee bekleedt Nederland een dubieuze derde plaats onder de landen waar het onderzoek werd gehouden. Vormt de printer een analoog lek in onze beveiliging? En zo ja, wat kunnen we doen om dit lek te dichten?

Onderzoek Epson laat zien dat vertrouwelijke informatie vaak in de printer blijft liggen

Moeten we ons zorgen maken?
Hoewel Nederland zich in de top tien van de minst corrupte landen ter wereld bevindt[1], en we er waarschijnlijk in de meeste gevallen vanuit kunnen gaan dat onze werknemers de gevonden informatie niet zullen misbruiken, moeten we toch op onze hoede zijn dat gevoelige bedrijfsinformatie niet in de verkeerde handen valt. De Europese regelgeving voor beveiliging van bedrijfsinformatie wordt steeds verder aangescherpt en wanneer organisaties niet kunnen aantonen dat zij hun beveiliging op orde hebben, dan kunnen hoge boetes het gevolg zijn. Ook de imagoschade kan enorm zijn, wanneer er bijvoorbeeld klantgegevens in verkeerde handen komen.

De percentages
De top twee van geprinte documenten wordt gevormd door facturen (49%) en contracten (40%). Dat zijn doorgaans geen documenten die we overal willen zien rondslingeren, zeker omdat 61% van de werknemers aangeeft rondslingerende documenten te lezen en 16% zegt de informatie zelfs te zullen gebruiken om de eigen positie of de positie van een collega te versterken. Van de ondervraagde Nederlandse werknemers heeft 72% weleens vertrouwelijke informatie onbeheerd in de printer gevonden, waarbij het in 32% van de gevallen om vertrouwelijke bedrijfsinformatie ging en in 30% van de gevallen om vertrouwelijke klantgegevens.

“Dit zijn schrikbarend hoge percentages,” zegt Ward Estoppey, Channel Marketing Manager bij Epson Nederland. “We zien dat bedrijven de digitale beveiliging van hun data steeds serieuzer nemen, maar wanneer die digitale data de overgang maakt naar de analoge wereld, dan gaan ze er ineens veel onvoorzichtiger mee om.”

Veilig printen
Valt er iets aan deze onveilige situatie te doen? Het afschaffen van printen lijkt geen valide optie: 80% van de respondenten geeft aan dat papiergebruik een fundamentele rol speelt in hun sector en dat ook in de toekomst zal blijven doen. Het afschaffen van printen zou bovendien voor een daling van 20% in de productiviteit zorgen.

“Gelukkig heeft ook de printtechnologie niet stilgestaan,” stelt Estoppey. “De zakelijke Epson WorkForce printers hebben bijvoorbeeld een naadloze integratie met PaperCut MF. Dankzij de PaperCut pull-printing mogelijkheden is het 'printen en sprinten' fenomeen - op afdrukken klikken en naar de printer rennen voordat uw vertrouwelijke documenten het hele kantoor rondgaan - niet meer aan de orde. Met dit soort technologieën kunnen bedrijven van elke omvang hun uitvoer voor het afdrukken, kopiëren, faxen en scannen veilig beheren via een gebruikerslogin of id-kaart. Daarnaast zou ik bedrijven adviseren om kleinere printgroepen te maken, met minder gebruikers per printer. Als je minder ver hoeft te lopen om een afdruk op te halen is de kans ook kleiner dat het in de printer blijft liggen.”

[1] http://nltimes.nl/2017/01/26/netherlands-among-worlds-ten-least-corrupt-countries