29
Juin
2015
|
10:00
Europe/Amsterdam

Le fameux « bureau sans papier » est-il enfin pour demain ?

Résumé
Notre très cher Andrew Semple tente l’expérience du bureau sans papier, presque 40 ans après la première prédiction du « bureau sans papier ».

Quelle meilleure façon de commencer un blog que de s’en servir d’excuse pour faire un peu de ménage ? Presque 40 ans après la première prédiction du « bureau sans papier », j’aimerais voir à quel point je peux m’en rapprocher.

Cela me fait sourire de penser que l’idée du « bureau sans papier », une vision futuriste, a été popularisée par un article paru dans BusinessWeek en 1975. Presque 40 ans après, on en parle toujours mais, avec des technologies comme les tablettes, les projecteurs interactifs et les smartphones, sans oublier les produits de capture de documents et les logiciels de gestion, je pense qu’on s’en rapproche de plus en plus. Il ne fait pas de doute que nous utilisons l’impression d’une manière différente.

Chez Epson-Europe, comme dans la plupart des entreprises sans doute, nous avons une politique consistant à stocker les documents professionnels importants sur nos serveurs centraux (l’époque des énormes salles remplies d’armoires à classeurs est bel et bien révolue) et nos bureaux sont pratiquement sans papier, par rapport à ceux de 1975 en tout cas. Cela dit, le papier conserve encore toute son importance, mais sur une échelle de temps plus courte. J’entends par là que nous avons tendance à imprimer les documents que nous devons lire et réviser, plutôt que les archiver et les conserver. Des politiques ont été mises en place pour encourager le recyclage du papier, avec notamment une collecte centrale du papier et des points d’élimination dans chaque bureau plutôt que des corbeilles à papier individuelles.

Je sais exactement qui sont les personnes résolument « sans papier » au sein de mon équipe, et je sais que je ne suis pas comme elles. Le bureau de Jason, par exemple, semble sortir tout droit d’une nouvelle publicité Apple lisse et élégante, tandis que le mien comporte plusieurs piles de documents afin de m’assurer qu’il ne dépareille pas avec mon étagère ou mes placards.

Cette différence de comportement semble affecter à la fois les entreprises et les individus. J’ai trouvé un rapport de 2013 de la Global Community of Information Professionals qui indique que la quantité de papier utilisée dans les processus professionnels diminue dans 41 % d’entreprises, et augmente dans 19 %.

Bien qu’en réalité je ne sois pas sûr d’utiliser plus de papier que Jason, ou si c’est juste que je suis un accumulateur, je reconnais néanmoins que quelque chose doit être fait et j’ai pensé que mon défi personnel pouvait se révéler également instructif pour certains d’entre vous. Voici comment j’ai procédé :

Commencer par numériser les documents importants

Le logiciel de capture de documents d’Epson aide à organiser vos documents numérisés

Très heureux assis à mon bureau bien rangé!