Høvik,
08
September
2017
|
09:15
Europe/Amsterdam

Norske kontoransatte slurver med utskriftsikkerheten

Vi finner – og leser – konfidensielle dokumenter

Sammendrag

Konfidensiell informasjon om kunder, kollegaer og virksomheten legges igjen i utskriftskuffen.

En undersøkelse fra Epson viser at norske kontoransatte skriver ut 15 dokumenter daglig, men at halvparten (51%) ikke henter ikke utskriftene umiddelbart. Hele åtte av ti (80%) har funnet konfidensielle dokumenter i utskriftskuffen - og fire av ti (38%) har lest dem.

Mange har lenge spådd papirets død på kontoret, men utskriften lever i beste velgående til tross for digitaliseringsbølgen i samfunnet. Ifølge en stor undersøkelse for Epson blant 2 400 kontoransatte i EMEA-landene, mener 76 prosent at utskrift er "avgjørende" for å jobbe effektivt. Hele 75 prosent – og 86 prosent i Norge - synes et papirløst kontor er urealistisk.

Ikke bare anser vi utskrifter som viktige. Vi bruker også skriveren mye gjennom arbeidsdagen. Norske kontoransatte skriver i snitt skriver ut 15 dokumenter hver dag, tilsvarende 25 sider. De vanligste utskriftene er kontrakter, brev og rapporter, tett fulgt av agendaer, fakturaer og regneark.

Vi finner - og leser
Mange av utskriftene blir imidlertid liggende i utskriftskuffen - fullt tilgjengelig for alle. 51 prosent oppgir at utskriftene vanligvis hentes periodevis i løpet av arbeidsdagen, altså ikke umiddelbart. Dette til tross for at hele åtte av ti (80%) har opplevd å finne uavhentede konfidensielle dokumenter.

45 prosent har funnet konfidensielle utskrifter om kunder, 44 prosent om kollegaer og 40 prosent om virksomheten. Men trodde du kollegaene alltid er ærlige og behandler dokumentene konfidensielt?På spørsmål om hva som ble gjort med det konfidensielle dokumentet når de sist fant et i skriveren, svarer 11 prosent at de leste dokumentet før det ble levert til respektive person eller avdeling. 10 prosent leste dokumentet og rev det i stykker. 9 prosent leste deler av det, mens 8 prosent tok det med seg for å lese senere.

Må gå 15 meter til skriveren 15 ganger per dag
Slurv med utskriftsikkerheten kan skyldes flere faktorer, eksempelvis avstand til skriveren. Norske kontoransatte oppgir at de i snitt må gå 15,2 meter til nærmeste skriver, noe som indikerer at mange virksomheter fortsatt opererer med en tradisjonell, sentralisert skriverparkmodell. Distansen blir lang sett i lys av at ansatte i snitt skriver ut 15 dokumenter per dag.

- En sentralisert skriverparkmodell passer ikke alle bedrifter og har klare begrensninger. Desentraliserte skrivere gir større fleksibilitet for moderne arbeidsplasser og mindre arbeidsgrupper. Og ikke minst fjernes tiden forbundet med å måtte forlate arbeidsplassen for å hente utskrifter, noe som kan bidra til økt sikkerhet, sier Tor Arne Moe i Epson Norge.

Virksomheter bør prioritere utskriftsikkerhet på lik linje som annen IT-sikkerhet, ifølge Moe.

- En utskriftpolicy for å bevisstgjøre ansatte kan være et virkemiddel, men det finnes også sikkerhetsløsninger som gjør at brukerne må identifisere seg ved skriveren. I undersøkelsen svarer bare 41 prosent i Norge at de må bruke en kode ved printeren for å frigjøre utskriften, sier Moe.