22
September
2015
|
14:14
Europe/Amsterdam

Slik kjøper du riktig skriver til småbedrifter og hjemmekontorer

Sammendrag
Arbeidslivet over hele Europa er i endring. Fleksible arbeidstider og hjemmekontor blir stadig mer populært. Mange arbeidstakere er faktisk mer interessert i fleksible arbeidstider enn i bedriftsbaserte pensjonsordninger, og nesten halvparten av alle kontorarbeidere ønsker å jobbe hjemmefra.

Av Solfrid Dyrrdal Liland, Epson Norge

Arbeidslivet over hele Europa er i endring. Fleksible arbeidstider og hjemmekontor blir stadig mer populært. Mange arbeidstakere er faktisk mer interessert i fleksible arbeidstider enn i bedriftsbaserte pensjonsordninger, og nesten halvparten av alle kontorarbeidere ønsker å jobbe hjemmefra, ifølge en ny undersøkelse[1]. Dette kan være en god idé for småbedrifter med begrenset kontorplass, eller for firmaer i oppstartsfasen som vil holde kostnadene nede. I tillegg er det en fordel for mange arbeidstakere, spesielt mammaer og pappaer, ved at de får den fleksibiliteten de trenger for å kombinere arbeid og familieliv.

Men hvor forberedt er folk og småbedrifter på trenden med arbeid fra hjemmekontorer? Ett viktig steg på veien er å ha den riktige teknologien på plass, slik at hjemmekontoret er utstyrt på en måte som gjør det til en effektiv arbeidsplass.

Med så mye å ta hensyn til – lagringsplass, trådløst nett, nettverksteknologier med mer – hender det noen ganger at «standard» hjemmekontorteknologi blir oversett. Her tenker jeg spesifikt på skrivere til små kontorer og hjemmekontorer.

Selv om verden utvilsomt blir stadig mer digital, har småbedrifter fremdeles behov for utskrifter – av alt fra løpesedler og nyhetsbrev til materiale på salgssteder og kontrakter. Profesjonelle og pent utseende dokumenter er fremdeles et viktig verktøy i kampen for å skille seg ut og oppnå konkurransefortrinn i et knallhardt næringsliv.

Generelt sett er ikke outsourcing av utskriftsjobber det beste alternativet for småbedrifter. Vanligvis er det billigere og mer praktisk for dem å skrive ut fortløpende på kontoret. Imidlertid er utskriftsbehovene på små kontorer og hjemmekontorer selvsagt svært forskjellige fra behovene i store bedrifter, så det er viktig å velge en skriver som dekker det aktuelle behovet.

Det er i hovedsak tre viktige faktorer å ta hensyn til når man skal kjøpe skriver.

Den første er kostnader. Dette er den viktigste faktoren ved innkjøp til små kontorer. Det kan være fristende å kjøpe en rimelig modell for å holde kostnadene nede, men hvis de løpende kostnadene til f.eks. rekvisita er høye, blir skriveren snart en stor utgiftspost. Arbeidstakere som jobber på små kontorer eller fra hjemmekontor, må vurdere hvor mye skriveren kommer til å koste gjennom hele livsløpet.

Kostnaden per side og de samlede eierkostnadene spiller en viktig rolle. Kostnaden per side regnes ut ved å dele den totale kostnaden for en blekkpatron eller tonerkassett på antall sider den gir. Når man skal beregne de løpende kostnadene for skriveren, kan man ta kostnadene per side for både svart/hvitt- og fargeutskrift og gange dem med det anslåtte gjennomsnittlige antallet sider man skriver ut hver måned. Dette gjør det lettere å få et mer nøyaktig inntrykk av den totale prisen på skriveren. I tillegg kan det å velge en tilleggsfunksjon som tosidig utskrift redusere papirbruken og kostnadene.

Den andre faktoren er at kjøpere på små kontorer og hjemmekontorer bør se etter en skriver som er praktisk og pålitelig. Ingen har lyst til å stå rett før et viktig forretningsmøte og oppdage at man ikke får skrevet ut salgsmaterialet eller kontraktene man trenger. Når man er avhengig av en pålitelig skriver som kan skrive ut små volumer ved behov, er blekkskrivere et bedre alternativ enn laserskrivere. Det er to hovedgrunner til det. Blekkskrivere bruker små rekvisita, og disse er enklere å lagre på små kontorer. I tillegg trenger ikke trommelen å byttes ut (som på laserskrivere), slik at vedlikeholdskravene er lavere.

Den siste faktoren er hvilke spesifikasjoner og funksjoner som er praktiske til småbedrifters behov. Skrivermarkedet byr på er et stort utvalg ulike alternativer, med ulike utskriftshastigheter og papirstørrelser, samt enkelt- og multifunksjonsmodeller som kombinerer utskrift med kopiering, skanning og faksing.

Hvis arbeidet krever at du produserer en god del markedsførings- og reklamemateriale, som brosjyrer og plakater, er det en stor fordel å ha en fargeskriver som kan skrive ut dokumenter i opptil A3-størrelse. For noen er også mobil utskrift en viktig faktor, dersom man enkelt vil kunne skrive ut trådløst fra smarttelefonen eller nettbrettet.

Hvis man tar disse tre hovedfaktorene med i beregningen når man skal kjøpe skriver til hjemmekontoret, blir det lettere å finne riktig modell og få størst mulig utbytte av papirutskriftene.

[1]Undersøkelse fra april 2015, utført av Virgin Pure: http://www.virgin.com/disruptors/flexible-working-more-popular-than-company-pensions