Amsterdam,
19
februari
2016
|
15:00
Europe/Amsterdam

​Vierkante ogen: in welk opzicht en waarom hedendaagse werknemers zo dol zijn op papier

Wij zijn de 'schermgeneratie'. Met steeds meer tablets, e-readers en smartphones (met steeds beter beeld) doen we meer dan ooit op een scherm. En 'screenagers', de jongere generatie, nog veel meer. Zij zijn opgegroeid in een cultuur met sociale media en mobiele apparaten waarin alles op het scherm gebeurt. Maar zelfs in onze gedigitaliseerde wereld werken we nog veel met papier. Sterker nog: volgens een enquête van Epson uit 2015 onder 3.600 Europese kantoormedewerkers, gebruikt 88% van alle werknemers ten minste eenmaal per dag een printer en printen zij gemiddeld 21 keer per dag, zo'n 83 pagina's [1].

Betekent deze afhankelijkheid van papier op de werkvloer dat we allemaal dorsten naar een pauze van ons scherm, of is er een meer wetenschappelijke verklaring voor deze hang naar het ouderwetse medium? En verwerken wij, als lezers, informatie op een vel papier anders dan informatie op een scherm?

Als we een tekst willen scannen of snel willen lezen, is een scherm een goed alternatief voor papier. Maar telkens weer kiezen lezers die zorgvuldig en nauwgezet willen lezen, variërend van kantoormedewerkers tot scholieren, voor papier.

Op het werk worden vooral rapporten en brochures geprint; volgens werknemers 16% van alle documenten die ze op een normale dag afdrukken[2]. Dat is waarschijnlijk te verklaren doordat dergelijke documenten meestal veel tekst bevatten en worden gebruikt om tot een doordachte beslissing te komen. Daarvoor is diepgaand begrip van de tekst nodig. Bovendien zijn rapporten en brochures vaak afkomstig van externe bronnen en is het aannemelijk dat ze daarom vaak extra aandachtig worden bewerkt en behandeld.

Ook worden er vaak e-mail-bijlages (15%) en verrassend genoeg ook de e-mails zelf (14%)[3] afgedrukt. Gezien de stortvloed aan e-mails die we dagelijks ontvangen, is het makkelijk om je voor te stellen waarom belangrijke e-mails en bijlages die meer aandacht vereisen worden afgedrukt. Vooral omdat e-mail vandaag de dag de meest gebruikte vorm van communicatie is op de werkvloer. Uit onderzoek blijkt zelfs dat zakelijke gebruikers in 2015[4] maar liefst 122 [5]e-mails per dag verzonden en ontvingen. De verwachting is dat dit volume eind 2019 zal zijn opgelopen naar een gemiddelde van 126 verzonden en ontvangen berichten per zakelijk gebruiker per dag.

Verder wezen medewerkers erop dat ze meestal vooral dingen printen om ze te 'delen/uitdelen' (53%), te 'lezen' (44%) en te 'bewerken/voorzien van aantekeningen' (41%)[6]. Deze laatste reden werd nog eens onderstreept door het feit dat 61% van de medewerkers denkt 'dat de kans groter is dat ze fouten maken als ze een elektronisch document bewerken dan als ze op een uitdraai werken' [7].

Deze voortdurende liefde voor papier lijkt door de wetenschap te worden ondersteund, hoewel er nog niet lang onderzoek naar wordt gedaan. Zo blijkt dat mensen die van prints lezen de tekst veel beter begrijpen, meer leren, de informatie beter onthouden en gemakkelijker kunnen gebruiken. Dit is gedeeltelijk te verklaren doordat onze hersenen op een onbewust niveau zorgen dat we dingen van een bekende bron, in dit geval papier, beter begrijpen.[8] De lezer kan op papier namelijk op niet-lineaire wijze door de tekst gaan en gemakkelijk bladeren, terwijl hij/zij op het scherm juist lineair leest en niet op dezelfde manier kan bladeren. De voelbare ervaring van het bladeren kan op het scherm nog niet worden nagebootst, zelfs niet met 'flip books' of doorbladerbare PDF-magazines online.Volgens sommige wetenschappers draagt zelfs het voelen van papier al bij aan tekstbegrip – dit verschijnsel noemden Gerlach and Buxmann in een onderzoek uit 2011 'haptic dissonance' (haptische dissonantie). Met die term verwijzen ze heel letterlijk naar het 'vatten' van iets[9].

Verder is uit diverse andere wetenschappelijke onderzoeken (Wastlund, Reinikka, Norlander & Archer) gebleken dat de hersenen veel zwaarder belast worden wanneer we op een scherm lezen, waardoor we sneller moe worden dan wanneer we iets op papier lezen. Het is dan ook niet verrassend dat de hersenen het volgens onderzoeken veel langer volhouden om van papier te lezen[10]. Van het scherm lezen vraagt veel meer inspanning van de hersenen, wat het moeilijker maakt om de informatie te begrijpen.

Bovendien heeft de lezer meer zelfdiscipline nodig om op interactieve apparaten te lezen, want hierop zijn meer afleidingen voorhanden. Tijdens het proeflezen kan ineens een melding verschijnen dat er e-mail is, of laten we ons makkelijker verleiden om tussendoor even iets op internet op te zoeken, omdat dat op een digitaal apparaat vaak binnen een paar klikken of vingeraanrakingen kan. Als we op papier lezen, zijn er minder van deze afleidingen en is de kans kleiner dat we gaan multitasken. Bij een onderzoek onder universiteitsstudenten zei zelfs 90% van hen dat de kans dat ze onder het lezen gingen multitasken groot was als ze iets op het scherm lazen. Slechts 1% van hen zei dat ze multitaskten als ze met een afgedrukt exemplaar werkten[11]. Dit zou ook te maken kunnen hebben met het feit dat papieren documenten vaak als meer gezaghebbend en serieus worden ervaren dan hun digitale tegenhangers en dat ze daardoor de volledige aandacht van de lezer opeisen. Als er een rapport van 200 pagina’s op je bureau ligt, dan is de kans groter dat de omvang en het gewicht van dit document indruk op je maken, dan het geval zou zijn bij een digitaal exemplaar van hetzelfde document.

Om zo productief mogelijk te kunnen werken, moeten we vaststellen wat voor ieder van ons het beste werkt: wanneer we het beste op het scherm, en wanneer we het beste op papier kunnen werken. Maar, zoals futurist Jack Uldrich al zei: "iedere technologie heeft unieke en tastbare voordelen, en dat geldt ook voor papier. Je zou kunnen zeggen dat papier het beste medium is dat ooit is bedacht om informatie over te dragen, te delen en te verspreiden." Op basis daarvan kunnen we veilig stellen dat documenten op papier noodzakelijk zullen blijven om werknemers in staat te stellen om effectiever te werken.

 

Klik hier om meer te weten te komen over Epson's assortiment aan oplossingen voor het bedrijfsleven. 

Dit artikel is geschreven door Ward Estoppey, Channel Marketing Manager Epson Nederland

 

Bronnen:

[1] FTI Consulting in opdracht van Epson, 2015

[2] FTI Consulting in opdracht van Epson, 2015

[3] FTI Consulting in opdracht van Epson, 2015

[4] The Radicati Group, Inc. Rapport over e-mailstatistieken, 2015-2019

[5] The Radicati Group, Inc. Rapport over e-mailstatistieken, 2015-2019

[6] FTI Consulting in opdracht van Epson, 2015

[7] FTI Consulting in opdracht van Epson, 2015

[8]http://www.radford.act.edu.au/storage/reading-on-screens-v-paper.pdf

[9] Gerlach, J., & Buxmann, P. (2011). Investigating the acceptance of electronic books – the impact of haptic dissonance on innovation adoption. ECIS 2011 Proceedings. Paper 141. Op 5 januari 2015 gedownload van: http://is2.lse.ac.uk/asp/aspecis/20110145.pdf

[10]http://www.radford.act.edu.au/storage/reading-on-screens-v-paper.pdf

[11]https://www.washingtonpost.com/local/why-digital-natives-prefer-reading-in-print-yes-you-read-that-right/2015/02/22/8596ca86-b871-11e4-9423-f3d0a1ec335c_story.html